当社では、各種学会、会議及びセミナーの企画・運営を主業務としておりますが、当社が情報をお預かりする方全ての個人情報を適切に保護することは、当社の重要な責務と考えております。
個人情報を適切に取り扱うため、以下の保護方針を定め、個人情報の保護に努めてまいります。

1. 個人情報の収集・利用・提供

個人情報は当社事業活動に必要な範囲に限定しその利用目的の範囲内で収集、利用および提供を行います。
当社では、目的外利用を行わないための措置として年１回実施する内部監査において目的外利用の有無をチェックし、万が一目的外利用を発見した場合には改善を実施致します。

2. 個人情報の安全管理

当社が保有する個人情報への不正アクセス、または破壊・漏洩・滅失等のリスクに関しては、合理的な安全対策を講じ、これらの防止及び是正に努めます。

3. 個人情報の外部委託

個人情報の利用に際し、外部へ業務を委託する場合は、漏洩や目的外利用を行わないよう契約を義務付け、厳重な管理、指導を致します。

4. 個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守

個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

5. 個人情報の開示請求について

個人情報に関して、開示、訂正、削除等のご請求があった場合、ご本人であることを確認させていただいた上で適切かつ遅滞なく対応します。
なお、開示請求等の手続きにより当社が取得した個人情報は、当該手続きのため調査、ご本人確認および回答など適切な範囲で取り扱います。詳細につきましては、「開示対象個人情報の取扱いについて」を参照してください。

6. 苦情・相談への対応

当社は、お預かりするすべての個人情報を保護するために、個人情報に関する苦情及び相談には適切な体制を整備し、速やかに対応します。

7. 継続的改善

正確かつ最新の内容に維持できるように努め、継続的な改善を行います。
この方針は、全役員・従業員に配布し周知するとともに、社外の第三者に対しても公開いたします。

《本件に関する問合せ先》

株式会社コンベックス
〒106-0041 東京都港区麻布台1-11-9 BPRプレイス神谷町7F
TEL 03-3505-3355 (代表)　FAX 03-3505-3366

制定日　平成23年5月1日
改訂日　令和3年5月1日
代表取締役　坂井 太郎

個人情報の利用目的

1. 従業者情報

入社希望者及び従業者から収集した情報は、以下の目的のため利用します。

1. 1) 採用可否の判断に利用するため（採用情報）
2. 2) 従業管理（人事、勤怠、給与、労務管理など）に利用するため
3. 3) 業務遂行能力判断のため

2. 顧客情報

会議、学会、セミナーを開催する際に以下のために利用します。

1. 1) 申込者及び受講者管理のため
2. 2) 出席者へのご案内のため
3. 3) イベント開催時の運営のため

開示対象個人情報の取扱いについて

株式会社コンベックス
代表取締役　坂井　太郎
個人情報保護管理者　猪俣　朋子

1. 該当する開示対象個人情報の利用目的

2. 開示対象個人情報の取扱いに関する苦情相談の申し出先

株式会社コンベックス　
個人情報保護管理者：猪俣　朋子
電話：03-3505-3355　
Eメール：info@convex.co.jp

3. 開示等の手続き方法

上記 2. までご連絡ください。
以下のいずれかの方法で貴殿の個人情報につき、開示等の手続きを行います。

4. 開示等の方法

書面により開示します。

5. 追加、訂正、削除の結果通知

開示等による追加、訂正、削除の結果については当社で修正された内容を書面で通知いたします。

6. 非開示事由

以下の1～7に該当する場合は、開示等の求めに応じられません。応じない場合には、その旨及び理由を書面にて通知いたします。

1. 1) 「個人情報開示等依頼書（本人申請用）」に記載されている氏名、住所が、本人確認のための書類に記載されている氏名、住所と一致しない場合
2. 2) 「個人情報開示等依頼書（本人申請用）」に記載されている代理人の氏名、住所が、本人確認のための書類に記載されている氏名、住所と一致しない場合
3. 3) 開示等の要求の情報が開示対象個人情報に該当しない場合
4. 4) 開示等の要求のあった個人情報の存否が明らかになることによって、本人または第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがある場合
5. 5) 開示等の要求のあった個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある場合
6. 6) 開示等の要求のあった個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ又は、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれ、交渉上不利益を被るおそれがある場合
7. 7) 開示等の要求のあった個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれがある場合

7. 利用目的の通知、または開示対象個人情報の開示に応じる場合の手数料

利用目的の通知、または開示対象個人情報の開示に応じる場合の手数料は、1回の申請ごとに、1,000円（税込み）とします。郵送の場合は、1,000円分の郵便切手を申請書類に同封してください。来社いただく場合は、現金をご持参下さい。
なお、手数料が不足していた場合などにはご連絡させていただきます。
（開示対象個人情報の訂正、追加、削除、利用･提供の停止の求めに応じる場合には手数料は不要です。）

【開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式】

本人又は代理人から開示等の請求等に応じる場合は、「個人情報開示等依頼書(本人申請用)」及び本人確認用の書類を提出してください。なお、代理人の場合には上記に加え、代理権を証明する書類及び代理人の本人確認用の書類を提出してください。来社で窓口受付の他、郵送での請求も受け付けます。

1. 1. ① 本人が請求する場合
      以下のa又はbいずれかの書類
      1. a. 以下の写真付きの公的な証明書類のコピー1点
         ・運転免許証　・パスポート　・個人番号カード　・その他
      2. b. 以下の写真付きでない公的な証明書類のコピー2点
         ・住民票　・各種健康保険証　・各種厚生年金保険証　・年金手帳　・その他
   2. ② 代理人が請求する場合（代理権を証明する書類）
      A.【任意代理人の場合】　a及びbともに必要（いずれもコピー不可）
      1. a. 委任状
      2. b. 本人の印鑑登録証明書
      B.【親権者の場合】a〜cのいずれか（いずれもコピー不可）
      
      1. a. 住民票
      2. b. 戸籍謄本
      3. c. その他本人との続柄を証明する書類
      C.【法定代理人（未成年後見人、成年後見人）の場合】（コピー不可）
      
      1. ・ 登記事項証明書
   3. ③ 代理人が請求する場合（代理人の本人確認書類）
      以下のa又はbいずれかの書類
      
      1. a. 以下の写真付きの公的な証明書類のコピー1点
         ・運転免許証　・パスポート　・個人番号カード　・その他
      2. b. 以下の写真付きでない公的な証明書類のコピー2点
         ・住民票　・各種健康保険証　・各種厚生年金保険証　・年金手帳　・その他

個人情報の取り扱いについて（採用情報）